5 dicas úteis para as administradoras de condomínios

12/05/2011
Da Redação do LicitaMais: Contratada para ser o braço direito do síndico, a administradora nem sempre consegue agradar aos contratantes, por diversos motivos. Como a eficiência dos processos é primordial para a tranquilidade dos moradores, evitar erros é de suma importância para o bom nome da empresa.

Desta forma, o LicitaMais preparou um pequeno manual para as administradoras. Confira as dicas:

1 - Acompanhamento rigoroso da inadimplência
Em condomínios com problemas crônicos de inadimplência, tomar providências metódicas e pontuais é determinante para manter as contas do condomínio em dia. Para isso acontecer, é necessário que a administradora utilize ferramentas para automatizar todo o processo.

"Os softwares modernos de gestão oferecem ferramentas para enviar notificações e até iniciar processos judiais automaticamente." informa Luis Fernando Cêra, sócio-fundador da Superlógica.

Além disso, o síndico ficará muito mais seguro se puder acompanhar pela internet os boletos que não foram pagos, sem precisar entrar em contato com a administradora. "O síndico ter essa informação atualizada diariamente pela internet é um diferencial importante para a administradora", completa Cêra.

2 - Flexibilizar os relatórios
A administradora deve oferecer um bom e completo conjunto de relatórios para a prestação de contas mensal. Se possível, deve permitir que o síndico escolha essa seleção de relatórios de forma a satisfazer as necessidades do condomínio. A partir dessa escolha, todos os meses, os mesmos relatórios devem ser impressos, com as customizações solicitadas pelo síndico.

"Algumas administradoras preferem trabalhar com uma seleção única para todos os condomínios, mas com a ferramenta certa é possível personalizar a prestação de contas para cada condomínio sem aumentar o trabalho ou a probabilidade de erros", informa Cêra.

O administrador também deve se preparar para dizer "não" quando a customização for desnecessária ou puramente uma questão estética ou de hábito do síndico. "Existe um conjunto de relatórios que são amplamente utilizados e que os condôminos já estão acostumados a analisar. Mudar esse padrão para um outro, imposto pelo síndico, pode ser muito negativo", completa.

3 - Check list de manutenção anual
A manutenção dos equipamentos é de vital importância para um condomínio, principalmente quando se fala em segurança e salubridade dos moradores. Nenhum item pode ser deixado de fora - e tanto o síndico quanto o zelador devem ser alertados sobre a importância da verificação anual.

Neste caso, a administradora deve preparar uma lista e providenciar uma equipe profissional para fazer a vistoria ou escalar para a tarefa o próprio zelador. Essa pro-atividade deve agradar em cheio ao síndico. Conheça os itens de um check list anual.

4 – Orientações pontuais
Quando surge uma demanda jurídica, trabalhista, financeiras ou administrativa o síndico precisa ser prontamente orientado para que tome decisões acertivas. Algumas administradoras oferecem rápidas formas de contato entre o síndico e sua equipe, seja por celular, rádio ou internet.

Mas, além da agilidade, é necessário oferecer informações corretas. Para o sucesso deste quesito a equipe deve ser bem treinada e estar por dentro do que esta acontecendo com cada condomínio.

Antonio Rafacho Netto, diretor comercial da FL Gestão de Condomínios, cita que na empresa os colaboradores sempre passam por cursos de reciclagem de informações. “Também mantemos contato frequente com os síndicos, por meio de periódicos e telefonemas, além das visitas”.

Administradoras com mais de 20 condomínios normalmente possuem "gerentes de contas", os quais fazem a ponte com outros especialistas para atendimento desse tipo de demanda.

5 – Envolver os condôminos
O sonho de muitos síndicos é ver os condôminos participando das assembleias e de outras decisões do condomínio. Infelizmente, usando as formas convencionais, a participação não passa dos 20% do total de moradres. Mas, desde o ano passado, é possível envolver até 80% dos condôminos, usando uma nova abordagem de assembléia, chamada de assembleia de condomínio virtual.

Na prática, com a participação de mais pessoas, há uma significativa redução da insatisfação com a gestão do síndico, que terá menos críticas e poderá agradar a um número maior de moradres. Conheça melhor a Assembléia Virtual.

Sem dúvida uma oportunidade unica para a administradora se diferenciar!

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